Crear base de datos desde documento Excel

Hoy quiero mostraros lo sencillo que es crear una pequeña base de datos a partir de un documento Excel, quizás les resulte mas sencillo crear su propia base de datos de esta forma que les propongo.

Desde Microsoft Access podemos crear todos los campos que necesitamos para nuestra base de datos, pero quizás sea un poco mas complejo o enrevesado, por eso les propongo esta otra forma de crear una pequeña base de datos utilizando un documento Excel.

¿Qué utilidad vamos a darle al documento Excel?

Con nuestro documento Excel vamos a crear los campos necesarios para nuestra base de datos, para posteriormente importar de golpe todos los datos a nuestra base de datos.

¿Qué datos necesito para mi documento Excel?

Imaginarse que vamos a crear una pequeña base de datos para tener los datos de nuestros empleados (ver solicitud de usuario), entonces vamos a necesitar los siguientes campos: Nombre, apellidos, fecha de nacimiento, dirección, teléfono, fecha de alta en la empresa, fecha de baja, puesto de trabajo y un campo para observaciones.

Entonces abrimos un documento Excel en blanco y en la fila 1 ponemos todos los datos (campos) que vamos a necesitar en nuestra base de datos, en la fila 2, pondremos unos datos de ejemplo para hacernos una idea y para que nuestra base de datos tenga la primera entrada cuando la creemos, os dejo un imagen debajo de ejemplo de mi base datos y con esto ya tendríamos la primera parte de la guía hecha.

Como crear la base de datos en Access

Ahora abrimos Microsoft Access y creamos un documento nuevo, le ponemos un nombre y designamos una carpeta para su guardado, luego en la pestaña Datos externos, haremos clic sobre Excel para importar nuestro documento creado anteriormente.

Ahora en la ventana siguiente, buscamos a traves del botón examinar, nuestro documento Excel, y dejamos seleccionada la opción importar el origen de los datos.... y haremos clic sobre Aceptar.

En el asistente de importación debemos tener marcada la opción Primera fila contiene encabezados y hacer clic sobre siguiente.

En el siguiente paso, dejar tal cual y hacer clic sobre siguiente.

En el siguiente paso, dejar marcada la opción Permitir a Access agregar la clave principal y hacemos clic sobre siguiente.

En el ultimo paso, le damos un nombre a nuestra tabla, en mi caso le pondré empleados y haremos clic sobre Finalizar.

Les puede salir el siguiente mensaje, yo personalmente no guardo los datos de importación, si ustedes van a repetir mucho el mismo proceso, quizás les interese guardar los datos.

Así quedaría nuestra base de datos, con la tabla que hemos importado desde nuestro documento Excel, ahora ¿vamos a darle un poco de forma, no?.

Creando el formulario de nuestra base de datos Access

Para crear un formulario y dejar nuestra base de datos para empleados un poco mas bonita visualmente, iremos a la pestaña Crear y dejando marcada la tabla Empleados, haremos clic sobre Diseño de formulario.

Ahora veremos la tabla, en mi caso Empleados y haremos clic y se desplegaran todas los campos que hemos creado desde nuestro documento Excel, si no aparece este menú, en la hacer clic sobre Agregar campos existentes y os aparecerá.

Para añadir los campos a nuestro formulario, tan solo tiene que ir haciendo doble clic sobre cada campo, Id, Nombre, Apellidos, etc. Y se irán creando todos los campos en nuestro formulario.

Así, como en la imagen inferior os debe quedar el formulario para vuestros empleados.

Ya solo tienen que pulsar el botón de guardar, ponerle un nombre al formulario, para luego acomodarlo a vuestro gusto para que visualmente esté un poco mas bonito.

Una vez personalizado un poco el formulario, así ha quedado, simple pero efectivo.

Si quieren descargar esta plantilla de base de datos para llevar el control de sus empleados, haga clic en el siguiente enlace: Base de datos para el control de trabajadores

Si tienen cualquier tipo de duda sobre como crear una base de datos desde un documento Excel, dejen un comentario y le ayudaremos en todo lo posible. Gracias.